CHAPTER 11: MICROSOFT EXCEL

PENGENALAN

Microsoft Excel merupakan aplikasi perisian lembaran kerja yang popular yang dihasilkan oleh Microsoft Corporation. Penggunaannya lebih kepada menghasilkan pelbagai jenis lembaran kerja termasuk yang menggunakan teks, perhitungan dan manipulasi nombor serta carta. Sebagai contoh, untuk membuat penilaian akademik murid dengan membuat pengiraan gred dan penjanaan graf.

MEMBINA LEMBARAN KERJA

Membina helaian kerja: Maklumat pelajar

      A)     Menamakan helaian baru

-          Klik pada format

-          Skrol ke Organize Sheets

-          Klik pada Rename Sheet

-          Taipkan nama MAKLUMAT PELAJAR

-          Tekan Enter

       B)      Menukar saiz lajur

-          Menggunakan Menu Bar

                                                         i.            Klik Format

                                                       ii.            Skrol ke Column-Width

                                                      iii.            Ubah saiz lajur tersebut dengan memasukkan saiz baharu

                                                     iv.            Klik ok

-          Menggunakan Penunjuk Tetikus (Mouse pointer)

                                                         i.            Letakkan kursor pada lajur A

                                                       ii.            Gerakkan penunjuk tetikus supaya berada di garisan antara lajur A dan B sehingga muncul tanda <—>, klik dan heret ke kiri atau ke kanan untuk menukar saiz lajur.

       C)      Menyelit lajur atau baris

1.       Letakkan kursor pada lajur atau baris yang dikehendaki.

2.       Pilih Insert, dan skrol ke Insert Sheet Columns.

Helaian kerja : Kehadiran Pelajar 

       A.      Membina helaian kerja KEHADIRAN

1)      Buka helaian baharu dan berikan nama KEHADIRAN

2)      Pilih Insert, dan skrol ke Insert Sheet.

3)      Dalam helaian ‘KEHADIRAN’, anda akan membinasenarai nama dan bil murid.

       B.      Membina pautan data (Link)

1.       Klik pada sel B1

2.       Taipkan tanda “=”

3.       Klik pada helaian ‘Maklumat Pelajar’

4.       Klik pada ‘Nama Pelajar’ dan tekan enter

5.       Kembali semula pada helaian ‘Kehadiran’ dan lihat kepada lajur ‘Nama Pelajar’.

6.       Klik pada hujung kotak sel B1 dan heret ke sel B2 dan sehingga kepada B31

     C.      Mengisi nombor menggunakan Autofill

1)      Klik sel A2, taipkan 1 dan klik sel A3 taipkan 2.

2)      Highlightkan sel A2 dan A3

3)      Klik pada hujung kotak sel A3 dan heret sehingga ke baris data terakhir.

Helaian kerja : Markah

     A.     Membina helaian kerja MARKAH

1.       Buka helaian baharu dan berikan nama sebagai Markah.

2.       Dalam helaian ini, anda dikehwndaki membina satu jadual markah

3.       Masukkan ‘Bil’ dan ‘Nama Pelajar’

4.       Taipkan nama bagi setiap mata pelajaran yang diambil oleh pelajar tingkatan 4 Cemerlang dan taipkan ‘Gred’ di sebelah lajur nama mata pelajaran

5.       Masukkan markah tahunan pada mata pelajaran Bahasa Melayu.

     B.       Menggunakan Kesahan (Validation)

1.       Klik pada sel C2

2.       Pada Menu Bar, klik Data.

3.       Klik Data Validation

4.       Pada allow pilih whole number

5.       Pada Data pilih less than or equal to dan taip 100 (julat markah 0 hingga 100)

6.       Tekan Ok.

7.       Ulangi langkah ini untuk markah mata pelajaran yang lain.

8.       Masukkan markah , sekiranya anda tersilaptaip melebihi julat, skrin kesalahan akan dipaparkan.

9.       Simpan fail kerja anda.

Helaian kerja : Markah dan Gred

F   A.      Membina Gred menggunakan VLOOKUP

1.       Bina helaian ‘Gred’

2.       Bina jadual Skala Gred (Pastikan skala disusun dari nilai rendah ke tinggi, jika sebaliknya formula VLOOKUP yang digunakan tidak akan memaparkan gred yang betul.

3.       Klik pada helaian MARKAH

4.       Klik pada kotak D2 untuk mata pelajaran Bahasa Melayu.

5.       Pada Menu Bar, klik Formulas

6.       Klik FXx Insert Function dan pada or select a category pilih Lookup & Reference.

7.       Pada kotak select a function pilih VLOOKUP.

8.       Klik OK.

9.       Kotak Function Arguments bagi VLOOKUP dipaparkan.

10.   Pada Lookup-Value, klik pada C2 iaitu markah yang hendak diberikan gred.

11.   Klik pada Table-array, pilih helaian ‘Gred’ dan highlightkan pada sel B5:C15 iaitu jadual skala gred. Untuk menetapkan bahawa kita merujuk kepada julat ini sahaja, hendaklah kita menambah simbol $ seperti B$5:C$15

12.   Klik pada col_index_num dan taipkan 2 iaitu bermaksud ruang atau nilai yang hendak dikembalikan kepada lajur nanti contohnya ‘A’.

13.   Pada Range_Lookup taipkan ‘TRUE’. (TRUE untuk padanan sama dan menghampiri sama, dan FALSE untuk padanan yang sama sahaja)

14.   Setelah selesai melakukan keempat-empat arahan tadi formula seperti yang terbentuk di sel aktif ialah VLOOKUP(C2,Gred!B$5:C$15,2,TRUE.

15.   Untuk yang seterusnya, klik pada hujung sel D2 dan heret ke sel D31 untuk disalin ke sel-sel lain.

16.   Masukkan formula VLOOKUP untuk mata pelajaran yang lain.

       B.     Membina COUNTIF

( mengira jumlah bagi setiap skala gred yang diperoleh )

1.       Salinkan skala gred dan letakkan pada kotak sel.

2.       Klik pada D33

3.       Pada Menu Bar, klik Formulas

4.       Klik Fx Insert Function dan pada or select a category pilih Statistical.

5.       Pada kotak select a function pilih COUNTIF dan klik OK.

6.       Kotak Function Arguments bagi COUNTIF dipaparkan.

7.       Pada Range pilih D2 hingga D31 iaitu gred yang telah dibina . ( letakkan simbol $ untuk menujukkan julat ini sahaja yang dirujuk seperti D$2:D$31

8.       Pada Criteria, taipkan ‘TH’ merujuk kepada skala gred yang dikehendaki dan klik OK.

9.       Formula yang terbentuk di sel aktif adalah =COUNTIF(D$2:D$31,”TH”)

10.   Lakukan langkah yang sama untuk skala gred seterusnya bagi mata pelajaran Bahasa Melayu, RANGE data masih lagi D$2:D$31 tetapi Criteria berubah mengikut skala gred yang dikehendaki.

11.   Masukkan formula COUNTIF untuk mata pelajaran yang lain. Pastikan Range data mengikut sel yang dikehendaki.

       C.      Menggunakan SUM

 (memastikan jumlah pelajar yang mengambil mata pelajaran tersebut sama dengan jumlah bilangan skala gred)

1.       Klik pada D44

2.       Pada Menu Bar, klik Formulas

3.       Pilih Auto Sum

4.       Automatik sel D33 hingga D43 di’highlight’kan dan tekan ENTER.

5.       Jumlah 30 dipaparkan menandakan jumlah bilangan skal gred bersamaan jumlah 30 orang pelajar.

6.       Lankukan langkah yang sama untuk mata pelajaran lain

Helaian kerja : Carta Prestasi

I.    A.   Membina graf atau carta

1.       Pada Menu Bar, Klik pada Insert.

2.       Klik Column, pilih 2-D Column ( Clustered Column)

3.       Carta ‘Column’ akan dipaparkan

4.       Pindahkan carta ke helaian kerja ‘Graf’ dengan mengklik ‘Move Chart’ dan klik OK.

      B..        Mengubah tajuk Series pada graf atau carta

1.       Pada helaian kerja ‘Graf’ klik pada carta yang telah dipindahkan.

2.       Klik Menu Bar Design

3.       Pilih ‘Select Data’ atau klik butang kanan tetikus dan pilih ‘Select Data’.

4.       Pada kotak Legend Entries (Series) klik pada Series dan klik Edit.

5.       Taipkan Bahasa Melayu dan Klik OK.

      C.      Mengubah jenis graf atau carta

1.       Pada helaian kerja ‘Graf’ klik pada carta Bahasa Melayu

2.       Klik Menu Bar Design dan pilih Change Chart Type.

3.       Kotak Change Chart Type dipaparkan

4.       Pilih carta jenis Clustered Cylinder dan Klik OK.

L     D.    Memasukkan tajuk Axis

1.       Pada helaian kerja ‘Graf’ klik pada carta Bahasa Melayu

2.       Klik Menu Bar Layout dan pilih Axis Titles

3.       Skrol pada Primary Horizontal Axis Title dan pilih Titlt Below Axis

4.       Tajuk Axis Title dipaparkan pada bahagian bawah paksi mendatar.

5.       Tukar nama Axis Title kepada Gred

6.       Pilih Axis Titles semula

7.       Skrol pada Primary Vertical Axis Title dan pilih ‘Rotate Title’.

8.       Tukar nama Axis Title kepada Bilangan Pelajar.

9.       Klik pada tajuk carta ‘Bahasa Melayu’ dan taipkan Bilangan Gred Bahasa Melayu.

       E.    Memasukkan label data

1.       Pada helaian kerja ‘Graf’ klik pada carta Bahasa Melayu.

2.       Klik Menu Bar Layout dan pilih Data Tables

3.       Pilih Show.

4.       Label data akan dimasukkan .

5.       Bina carta atau graf bagi mata pelajaran yang lain.